Office 365のSoloやBusiness Premiumといったサブスクリプションを利用しているとき、大きなメリットの1つとして、WordやExcel、PowerPointで共同編集が行えることが挙げられます。その具体的な使い方を見ていきましょう。 「サポート終了カウントダウン（Office 2010編）」記事一覧サポート期限切れのMicrosoft Officeを使い続けるべきではない理由Office 365とOffice 2019、似て非なる2つのOfficeプランによって大きく異なるOffice 365法人向けOffice 365が備える豊富な機能Office 365の「Microsoft Teams」は何がすごい!?動画で情報共有できる「Microsoft Stream」を活用独自ドメインで利用するOffice 365さまざまなグラフも作成可能！ モバイル版Excelの機能をチェック外出先でのプレゼンで威力を発揮！ モバイル版PowerPointをチェックOffice 365サブスクリプションで提供される共同編集の魅力本当にOfficeを買う必要はある？ 無料で使えるOffice Onlineをチェック新機能をいち早く試せる「Office Insider」に参加してみようOffice 365にトラブルが発生！ そのとき管理者は何をするべき!?Exchange Online＋Outlookのスケジュール共有で働き方改革を実現#series-contents .current-page { font-weight: bold; }
共有ファイルが開けなくて「イラッ」
ファイルサーバーなどに保存されているExcelファイルを編集しようと開いたときに、ほかのユーザーが先にファイルを開いていると「（ファイル名）は編集のためロックされています」というダイアログが表示されます。
共有されたファイルをほかのユーザーが開いていると現れるダイアログ。先にファイルを開いているユーザーが閉じるのを待つしかない
Wordでほかのユーザーが編集中のファイルを開くと表示されるダイアログ。Excel同様、ファイルを開くことは可能だが、編集はできない
この状態ではファイルを編集することは不可能で、先にファイルを開いたユーザーの作業が終わるのを待つしかありません。急いでいるときにこのダイアログが表示され、イラッとした経験を持つ人は多いのではないでしょうか。
WordやPowerPointでも同様で、ほかのユーザーが編集中のファイルを開いても、編集して保存することはできず、別名で保存する必要があります。
このため、資料を共同で作成する際には、それぞれの担当分を決めて個別に作成し、最後に各ユーザーが作成した内容を1つのファイルにまとめる、といったこともよく行われます。
ただ、この方法では、ほかのユーザーが作成した内容が最後まで分かりません。作業中に自分の担当以外のページの内容を確認する必要があるときは、いちいちメールなどほかの連絡手段で確認をしなければならず、手間が掛かってしまいます。
このような不満を解消できるのが、Office 365で提供されているWord/Excel/PowerPointに搭載された共同編集の機能です。
これを利用すれば、1つのファイルを複数のユーザーが同時に編集することが可能です。ほかのユーザーがファイルを閉じるのを待つ必要はありません。また、1つの資料を複数のユーザーで作成するといった場合にも、ほかのユーザーの作業内容を見ながら編集を進められるので、効率的に資料を作成できるわけです。
Office 365サブスクリプション版のWord/Excel/PowerPointなら、OneDrive上に保存したファイルを複数のユーザーで共同編集できる
相手の作業内容がリアルタイムに反映される
実際に共同編集を行うには、まずウェブブラウザーでOneDriveにアクセスしてファイルを保存します。次に、ファイルを選択すると画面上部に表示される「共有」ボタンをクリックすると、「リンクの送信」ダイアログが表示されるので、共有するユーザーのメールアドレスを入力し、権限も設定します。
ポイントは、ファイルをOneDriveに保存することです。社内のファイルサーバーなどに保存したファイルは、以前なら「ブックの共有」の機能で共同編集できましたが、現在はできなくなっているので注意が必要です。
共有ボタンをクリックすると、このダイアログが表示されるので、共有する相手のメールアドレスを指定する
権限の設定画面。ファイルにアクセスできるユーザーを社内に限定したり、有効期限やパスワードの設定が可能
リンク送信時に設定できる権限は、Office 365 Business Premiumであれば「リンクを知っているすべてのユーザー」、「リンクを知っている（会社名）のユーザー」、「既存アクセス権を持つユーザー」、「特定のユーザー」があり、さらに権限によっては編集の可否や有効期限、パスワードなどが設定できます。
共有相手に指定されたユーザーには、OneDriveに保存されたファイルを開くためのリンクがメールで届きます。このリンクをクリックすると、ウェブ版のWord/Excel/PowerPointでファイルが開きます。必要なら「デスクトップアプリで開く」をクリックすると、そのファイルがデスクトップ版で各アプリで開くという流れです。
メールに記載されたリンクをクリックすると、ウェブ版のOfficeアプリでドキュメントの内容が表示される。「デスクトップアプリで開く」をクリックすれば、デスクトップ版のWordやExcel、PowerPointで編集できる
この共同編集の機能を使って複数のユーザーで同時に編集を行うと、ほかのユーザーが作業した内容が自分の画面にもリアルタイムに反映されます。また共有相手のカーソルも表示されるので、ドキュメントのどの位置を編集しているのかも把握できます。
コメントの機能を使えば、共同編集しているほかのユーザーとコミュニケーションすることも可能です。いちいちメールなどほかの連絡手段を使わず、ドキュメントの内容などについて気軽にやり取りできるのは便利でしょう。
共同作業中にコメントでのコミュニケーションもできる。メンションを使えば、会話をするユーザーを指定することも可能
ただ、このように複数のユーザーで1つのファイルを編集した場合、意図せずほかのユーザーが入力した内容を上書きしてしまったなどのミスが発生してしまうことも考えられます。そんなときは、バージョン履歴の機能を利用すれば、過去の内容を参照できるので、元の状態へと素早く復旧することができます。
OneDriveに保存していれば、バージョン履歴の機能が使えるため、過去の状態を参照できる
Excelで作成した名簿などを複数のユーザーで共有する、あるいはプロジェクトチームのメンバーで協力してプレゼンテーション用資料を作成する、といった場面は少なくないでしょう。
その際、Office 365サブスクリプションで利用できる共同編集の機能を使えば、ストレスなく作業を進められます。積極的に活用しましょう。 「Windows 7サポート終了！ 「どうしたらいい？」を解決！」記事一覧Windows 7が使える期限はいつ？そうは言っても、Windows 7のままで大丈夫？サポートの種類がよく分からないWindows 7のサポートを2023年まで延ばせる？Windows 10でもサポートは切れるの？Windows 8.1に移行するのはダメなの？アップグレードか買い換えか？いつ、どうやって？Windows 7で使っていたアプリや周辺機器は？Internet Explorerはそのまま使える？古い環境からどうやってデータを移行する？MicrosoftアカウントなしでWindows 10は使えない？Windows 10なら市販のウイルス対策ソフトは不要？大量のWindows 7 PCを入れ替えは会社への負担大……Windows 10のメディアってどこから入手すればいいの？Windows 7 32bitからWindows 10 64bitへアップグレードできる？前に無料アップグレードしたPCをもう一度Windows 10したいWindows 7の仮想デスクトップに移行できる？慣れたWindows 7の操作を変えたくないWindows 7 Home PremiumからWindows 10 Proにできる？Windows 10へのアップグレード後にWindows 7へ戻せる？Windows 7のサポート終了メッセージを消すには？プレゼンのときの画面切り替えはどうする？空き容量不足でWindows 10にアップグレードできない？Windows 10で「iTunes」を使うには？PDFがウェブブラウザーで開くのはイヤコントロールパネルって、なくなった？Windows 7のあの機能どうなった？初期セットアップの個人用と組織用って？アップグレードしたらキーボードが英語入力に？Windows 10のバージョンと名前が一致しないスクリーンショットを撮りたい#series-contents .current-page { font-weight: bold; }【どうするWindows 10アップグレード】記事一覧迫る「Windows 7サポート終了」、そのとき起こる困りごととは？Windows 7から10への“おトク”な移行をチャートで診断！Windows 10にするなら、ついでにSSDへの移行で幸せに外付けHDD不要！ 無料クラウドを活用してWindows 10へOfficeなどのアプリもOSと同時に最新版へ移行しようWindows 10標準のセキュリティ機能だけで十分に安全Windows 10ならサポート切れなし！ 使い続けても安心【PR】「ASUSのPC」がビジネス向けに本格参入、OSがPro！保証が長い！【ゲーマーのためのWindows 10移行講座】【コンソールゲーマーのためのWindows 10入門講座】【PCだけでできることって? ゲーマーのためのWindows 10移行講座】Windows 7、2023年まで使い続けるにはどうすればいい？Windows 7の最新環境、今作ってみたら大変だった！9年前のPC「VAIO P」をWindows 10にアップグレードしたらどうなる？【最高のゲーミング環境はPCにあり！ゲーマーのためのWindows 10移行講座】「サポートが切れたWindows 7」は今後どうなる？ 「Windows XPで起きたこと」から考えてみた#series-contents .current-page { font-weight: bold; }
川添 貴生
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